Опрос населения об эффективности деятельности органов местного самоуправления
396901, Воронежская область, г. Семилуки, ул. Ленина, д. 11
Версия для незрячих

Правила рассмотрения обращений

Регистрация и рассмотрение обращений граждан

Делопроизводство по обращениям граждан ведется в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» и настоящей Инструкцией.

Поступившие в администрацию района письменные обращения граждан регистрируются в течение трех дней с момента поступления в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

При приеме и первичной обработке письменных обращений специалист отделе организационно-контрольной и кадровой работы сверяет указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, проверяет наличие указанных вложений и приложений и вводит информацию в базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ.

Конверты к обращениям сохраняются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения обращения.

Регистрация письменных обращений граждан, поступивших на бумажном носителе, а также в форме электронного документа, производится с прикреплением отсканированного электронного образа обращения в регистрационной карточке обращения.

В электронную базу данных «Обращения граждан» АС ДОУ вносится следующая информация о поступившем обращении:

  • дата регистрации обращения;
  • вид обращения (заявление, предложение, жалоба, запрос);
  • фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, категория заявителя;
  • тема (темы) обращения согласно тематическому классификатору;
  • количество листов обращения с приложениями;
  • источник поступления обращения;
  • краткое содержание текста обращения.
По содержанию обращения специалисты определяют ответственного исполнителя, при необходимости – соисполнителей в соответствии с установленным в администрации Семилукского муниципального района распределением обязанностей.

Обращениям присваиваются порядковые номера в автоматическом режиме в пределах календарного года. В правом нижнем углу первого листа обращения проставляется регистрационный штамп с указанием номера и даты регистрации.

Сроки рассмотрения обращений в структурных подразделениях исчисляются с даты регистрации обращения в отделе организационно-контрольной и кадровой работы.

В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.

Срок рассмотрения исчисляется в календарных днях. Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания этого срока считается предшествующий ему рабочий день.

В тексте поручения могут быть указания «срочно» или «оперативно», которые предусматривают соответственно 3 дневный или 10 дневный сроки исполнения поручения, считая от даты его подписания.

Срок рассмотрения обращения может быть продлен не более чем на 30 дней в случае направления запроса, предусмотренного частью 2 статьи 10 Федерального закона от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», о чем гражданин уведомляется должностным лицом, принявшим такое решение.

Ответственность за объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращений граждан возлагается на должностное лицо структурного подразделения администрации района, обеспечивающего решение вопросов, затронутых в обращении.

В случае если обращение направлено не по принадлежности, исполнитель в течение 2 дней с даты получения обращения возвращает его в отдел организационно-контрольной и кадровой работы.

Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения.

Личный прием граждан

Личный прием граждан осуществляется главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений администрации района и уполномоченными на то лицами.

При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.

Организацию приема граждан и запись на прием к руководителям и должностным лицам администрации района осуществляет специалист отдела организационно-контрольной и кадровой работы администрации района на основании утвержденного главой администрации района графика личного приема граждан, с учетом содержания обращения гражданина и подведомственности разрешения поставленных в нем вопросов. Прием осуществляется в рабочие дни с 10.00ч. до 12.00 ч. и с 13.00 ч. до 17.00 ч.

Организацию приёма граждан и запись на прием в структурных подразделениях администрации района осуществляют ответственные специалисты.

Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема граждан.

Регистрационный индекс обращения проставляется в правом нижнем углу первой страницы документа. Индекс состоит из порядкового номера поступившего письма и буквы Л, например: 121-Л.

Повторные предложения, заявления, жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, учитываются под регистрационным номером первого обращения с добавлением порядкового номера, проставляемого через дробь: 121/1-Л, 121/2-Л и т.д. На регистрационно-контрольной карточке  делается отметка "Повторно".

Все материалы, которые заявители считают нужным сообщить руководителям и должностным лицам администрации района, её структурных подразделений, прилагаются к карточкам личного приема граждан. Если это повторное обращение, то специалист, ответственный за работу с обращениями граждан, подбирает предыдущую переписку и передаёт её должностному лицу за день до официального приема.

В случае если изложенные в устном обращении факты  и обстоятельства являются очевидными  и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается  запись в карточке личного приема гражданина.

Письменные обращения и  вопросы граждан, с которыми они обратились во время записи на прием к руководителям администрации района, регистрируются в специальном журнале.

По итогам личного приема гражданину, обратившемуся с письменным обращением, направляется письменный ответ о принятых мерах по его личному обращению. Ответ на обращение подписывается руководителем, проводившим личный прием, либо уполномоченным на то должностным лицом. 

По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов о результатах рассмотрения его обращения, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

Работа с отдельными видами обращений

Рассмотрение обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, представительных органов муниципального образования, губернатора и членов правительства Воронежской области, к которым приложены обращения граждан, осуществляется в первоочередном порядке с выполнением контрольных сроков рассмотрения и  ответов депутату, губернатору, членам правительства Воронежской области и заявителю.

Письма, переданные главе администрации района во время его встреч с жителями района, регистрируются, ставятся на контроль и рассматриваются в первоочередном порядке.

Письменные обращения, содержащие вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации района и её структурных подразделений, направляются в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему  должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина, направившего  обращение, о переадресации обращений. 

В случае если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются  в соответствующие государственные органы, органы, местного самоуправления или должностным лицам.

Обращения, в которых обжалуются судебные решения, возвращаются гражданам, направившим обращение, с разъяснением порядка  обжалования данного судебного решения.  

Оставляются без ответа и не подлежат рассмотрению по существу вопроса обращения граждан:

  • из которых не представляется возможным понять смысл обращения;
  • в которых не содержится информация о фамилии и (или) почтовом адресе автора обращения (за исключением случаев, когда в обращении содержится информация о подготавливаемом или совершенном противоправном деянии); 
  • в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, членов его семьи, а также в отношении лица, уполномоченного рассматривать  обращения граждан;
  • ответ на которые не может быть дан без разглашения сведений, составляющих  государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
В случаях, указанных в подпунктах  «а», «в», «г» настоящего пункта, при наличии возможности  (когда известны фамилия и почтовый адрес автора обращения) гражданин письменно уведомляется об основаниях принятого решения. При наличии оснований, указанных в подпункте «в» настоящего пункта, гражданин письменно предупреждается о недопустимости злоупотребления правом.

Принимаются к сведению, учитываются в статистических данных, информационных отчетах и подлежат списанию «в дело» с уведомлением автора письменного обращения о принятии к сведению изложенной им информации, следующие письменные обращения:

  • не содержащие конкретных предложений, заявлений или жалоб;
  • не содержащие сведений о нарушенном праве гражданина (объединениях граждан) и основанные на общих рассуждениях автора по проблемам внутренней и внешней политики государства.

Глава администрации района, его заместители, руководитель аппарата администрации района, руководители структурных подразделений администрации о района могут признать очередное обращение  гражданина безосновательным и принять решение о прекращении с ним переписки в случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу.

Такое же решение может быть принято и в связи с поступившей официальной информацией о признании в установленном законодательством Российской Федерации порядке автора повторных письменных обращений недееспособным.

О принятом решении по прекращению переписки автор обращения уведомляется в письменном виде.

Работа с обращениями, поставленными на контроль

Обращения граждан, в которых сообщается о конкретных нарушениях их законных прав, ставятся на контроль в отделе организационно-контрольной и кадровой работы администрации района, в структурных подразделениях администрации района.

На контрольном письме проставляется буква «К» или штамп «КОНТРОЛЬ». С контрольных писем при необходимости делаются копии.

Контроль осуществляется:

  • за рассмотрением обращений граждан, поставленных на контроль  главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями структурных подразделений администрации района;
  • за выполнением обращений депутатов Государственной Думы, Воронежской областной Думы, представительного органа муниципального района по обращениям граждан;
  • за исполнением обращений, направленных на рассмотрение с контролем от Губернатора Воронежской области, из федеральных органов государственной власти и органов государственной власти Воронежской области;
  • как правило, за исполнением коллективных и повторных обращений граждан.

Ответы на контрольные обращения анализируются на полноту и качество решения поставленных в обращениях граждан вопросов главой администрации района, его заместителями, руководителем аппарата, руководителями  структурных подразделений администрации района.

Отправку законченных рассмотрением обращений в федеральные органы государственной власти и органы государственной власти Воронежской области  осуществляет отдел организационно-контрольной и кадровой работы администрации района.

Организация работы архива обращений граждан

В отделе организационно-контрольной и кадровой работы рассмотренные обращения и приложенные к ним документы, списанные в дело должностными лицами администрации района, хранятся течение двух лет. По истечении этого срока дела сдаются по описям в архив района.